Правила подачи и приёма заявок для участия в предстоящем тендере

Заявки для участия в предстоящем тендере поставщиками должны быть правильно подготовлены и своевременно представлены на рассмотрение организатору тендера - заказчику. Следует обратить внимание, что отклонение заявок, как правило, связано с несоблюдением установленных сроков их предоставления (сроки окончания приёма всех заявок указываются в конкурсной документации).
Нередко заказчику требуется не только сам оригинал заявки на ваше участие в конкурсе, но и несколько его копий, что гарантирует большую сохранность документов и предоставляет возможность параллельной работы с ними другим членам приемной комиссии.
Практикуется два способа запечатывания копии заявки для участия в предстоящем  тендере.  В первом случае, она вместе с оригиналом вкладывается в почтовый конверт, во втором -   отправляется отдельным письмом. Последний вариант требует регистрации этого конверта в журнале регистрации и расписки подателя заявки (или официального представителя поставщика) в ее получении.
Два лица участвуют в процессе подачи и приёма заявок: - это представитель конкурсной комиссии, принимающий заявки (официальный представитель заказчика или сам организатор конкурсной программы) и авторизованный представитель поставщика, обязанный предоставить заявку для участия в предстоящем тендере, и вся эта процедура происходит в офисе официального представителя заказчика.
Как этот механизм работает
Итак, что получается. Официальный представитель поставщика уже находится в офисе организаторов тендера, который, прежде всего, убеждается в целостности запечатанного конверта и правильности его оформления в соответствии с существующими правилами конкурсной документации.
Если конверт не запечатан или оформлен не так как нужно, организатор тендера имеет право на возврат конверта, объяснив подробно, как его нужно правильно подготовить. При отсутствии такой возможности по объективной причине (например, авральные сроки подачи заявки или задержка по вине почты), то официальный представитель заказчика обязан своевременно уведомить представителя поставщика о возможных последствиях. О чем следует сделать соответствующие записи в журнале регистрации и соответствующей расписке.
Организатор тендера, в таком случае, предлагает официальному представителю заказчика своей рукой прописать на конверте со своей заявкой для участия в предстоящем тендере настоящую дату и время, свои фамилию, имя и отчество, и в конце расписаться. Организатор также оставляет на конверте свою пометку о том, что заявка принята, тоже ставит дату и время, свои ФИО имя и отчество, и подпись. Потом этот факт фиксируется в регистрационном журнале, а дальше представитель заказчика пишет еще одну расписку уже об этом факте и передает её в руки представителя поставщика.
Все описанные выше действия направлены на то, чтобы исключить недоразумения и  конфликты между обеими сторонами.

<< Назад